Преимущества электронного документооборота

Электронный документооборот компании – способ организации работы с документами, при котором все операции с ними (создание, редактирование, поиск, обмен и прочие) происходят в электронном виде. Хранятся они также централизованно, а управление осуществляется с помощью специальной компьютерной системы (СЭД).

На сегодняшний день практически все компании перешли от бумажного документооборота к электронному. Как вариант - СЭД сосуществует с традиционным документооборотом. И это неудивительно: он обеспечивает автоматизацию делопроизводства, что заключает в себе целый ряд преимуществ.

Первый, и, пожалуй, самый главный плюс СЭД – четкий контроль потока документов и их исполнения. Документ нужно однократно занести в систему, после чего он будет храниться там столько, сколько нужно. Он не затеряется в стопках бумаг, не порвется и не испачкается – в отличие от бумаги.

Во-вторых, все действия строго протоколируются. Система электронного документооборота автоматически составляет отчеты о движении данных, опираясь при этом на объективные показатели: время обработки, общее количество обработанных задач и т. д. Это, в свою очередь, увеличивает производительность персонала, так как вся деятельность каждого исполнителя находится на виду.

Далее, в такой системе легко разграничить доступ к документам, присвоив каждому сотруднику свой круг полномочий. Есть возможности и для организации удаленного доступа к хранилищу, что очень полезно при наличии разветвленной филиальной сети или частых командировок ответственных лиц. Кроме того, можно ограничить доступность конфиденциальных данных – например, создать пароли, токены и пр.

Поиск нужного документа в электронной базе весьма удобен. Можно задать различные атрибуты – дата создания файла, сфера деятельности, исполнитель, стадия исполнения и прочие. Поиск информации занимает считанные минуты – раньше на это уходило гораздо больше времени.

И, наконец, электронный документооборот гораздо экономичнее, чем бумажный: не нужно покупать папки и стопки бумаг, выделять под них шкафы, сейфы и т. д. На одном сервере можно разместить тысячи документов – по сути, все бумаги организации.

Таким образом, автоматизация делопроизводства за счет электронного документооборота позволяет значительно упростить повседневную деятельность компании. Но для этого необходимо продумать все нюансы перехода, выбрать надежную и мощную СЭД, грамотно внедрить систему.

Компания WSS-Consulting будет рада помочь вам в этом вопросе, предложив свои многофункциональные решения и качественные услуги. Мы уже давно специализируемся на внедрении систем электронного документооборота, и наши разработки учитывают все требования современного бизнеса.