Правила общения по телефону. Рекомендации для менеджеров по персоналу

Прежде чем начинать разговор по телефону на деловую тему, необходимо для себя четко определить цель разговора. Чтобы ничего не забыть, лучше кратко записать себе на листочке вопросы, на которые Вас интересует ответ. Длительность делового разговора по телефону не должна превышать 5 – 6 минут, из которых 1 минута дается для того, чтобы ясно объяснить про цель Вашего звонка, а оставшееся время пойдет на решение проблемы в идеале.

Во первых, если звоните Вы, необходимо сразу же представиться (Ф. И. О.), указать свою должность и название организации. Указав цель звонка, поинтересоваться у собеседника о времени, есть ли возможность общения? Никогда не перебивать собеседника и не держать паузу долго, иногда вставлять слова: «Да», «Интересно», «Слушаю Вас». Если вас интересует работа в Красноярске, то по телефону можно записаться на собеседование. Не пытайтесь по телефону узнать размер вашей зарплаты. Это можно будет сделать, когда придете на собеседование. При плохой слышимости не переходить на крик, лучше перезвонить. При неожиданной потере связи всегда перезванивает тот, кто звонил. Для себя конспектируйте разговор, чтобы не упустить важные детали. Если собеседник уходит от разговора, необходимо тактично его вернуть к цели звонка. Заканчивает разговор тот, кто звонил, или же человек старший по должности, по положению.

Ни в коем случае недопустима излишняя вежливость в деловом разговоре! Некоректно, общаясь по телефону, общаться с кем – то третьим. Нельзя заставлять ждать себя у телефона.

В том случае, если звонят Вам, надо придерживать некоторых правил: на входящие звонки отвечать строго после второго, максимум после третьего звонка. Следите за интонацией своего голоса. Всегда приветствуйте звонящего и представляйте себя до того, как собеседник успел заговорить. Подстройтесь под скорость речи собеседника, но не переходите ту грань, на которой начинается пародия, нельзя копировать интонацию, говор. Не жуйте, не пейте и не курите общаясь по телефону, следовательно, в обеденный перерыв на звонки не отвечать! Использовать функцию удержания, громкой связи только с разрешения собеседника. После снятия функции удержания обязательно поблагодарить собеседника. Избегать споров по телефону, всегда предложить свою помощь, если спрашивают человека, который отсутствует. Заканчивая разговор, обязательно попрощайтесь.

Никогда по телефону не рекомендуется благодарить за услуги и дорогой подарок, выражать соболезнования, приглашать на свадьбу.