Современные инструменты для документооборота

Мир современного бизнеса - это стремительные бег наравне с конкурентами, где только новшества и высокие технологии могут решить исход и помочь выйти в лидеры. Решить многие вопросы и дать неоспоримое преимущество перед конкурентами способна система электронного документооборота (СЭД).

Например, столкнувшись с необходимостью найти корреспонденцию, отосланную больше года назад, можно зайти в тупик. Хорошо, если секретарь качественно ведет документацию. А если нет? А сколько средств требует ведение и поддержка архива документов? Какое количество бумажных документов вмещает архив? У руководителя зачастую нет выхода и возможности нанять более профессионального сотрудника, так как данный сотрудник уже посвящен в дела и смена может привести к катастрофе. Все упирается в человеческий фактор, который зачастую является решающим. Одни сотрудники могут работать как волы, а другие прохлаждаться, что будет выяснятся только при провале или серьезных проблемах на предприятии.

Или же другая неприятная ситуация: сотрудники создают контракт для заказчика, ведут переговоры и разрабатывают несколько вариантов данного документа. В момент, когда тракт подписан, обнаруживается, что он представлял собой не окончательную версию, не был согласован всеми ответственными сторонами и вообще не несет юридической силы, так как юристы компании его не изучали и не одобряли.

Это всего лишь несколько примеров ситуаций, которые могу возникать на предприятии в силу устаревших методов бумажного документооборота и человеческого фактора. СЭД позволяет избежать практически всех трудностей характерных для бумажного документооборота и значительно упростить, повысить качество работы сотрудников.

Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.

Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. При этом под движением документов понимается не их физическое перемещение (т. к. они чаще всего остаются на сервере), а передачу прав на их использование с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением. Главное назначение систем электронного документооборота - это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). Система Документы ПУ позволяет решить большинство возникающих проблем в подготовке документов. В таких системах также реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаются произведенные в них изменения и контролируются все их версии и подверсии.

Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемые процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена - документопоток.

Для любой организации можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.

Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации хранения и т.д.